Comment fonctionne le cycle de vie d'un contrôle ?

Modifié le Jeu, 19 Sept., 2024 à 5:30 H

Comment fonctionne le cycle de vie d'un contrôle ?

Le cycle de vie d’un contrôle récurrent est conçu pour assurer une surveillance continue des processus, des systèmes, et des conformités aux normes internes et réglementaires. Ce cycle garantit que les contrôles critiques sont effectués de manière régulière et systématique, afin de prévenir et de corriger tout écart ou problème potentiel. Composé de trois étapes distinctes — "Contrôle à faire", "Date de revue dépassée", et "Contrôle effectué" — ce processus permet de suivre et d’ajuster les contrôles en temps réel. En cas de retard, des mesures correctives sont prises rapidement, et une fois le contrôle effectué, un nouveau cycle est planifié, garantissant ainsi la pérennité de la surveillance et l'amélioration continue des performances organisationnelles.

Étape "Contrôle à faire"

L'étape "Contrôle à faire" correspond à la planification du contrôle récurrent. À ce stade, le contrôle est prévu selon un calendrier régulier, avec des dates spécifiques de réalisation. Ce contrôle peut porter sur la conformité aux politiques, normes de sécurité, ou sur la vérification de processus critiques de l’organisation. Les responsables et les ressources nécessaires sont identifiés, garantissant que le contrôle sera effectué dans les délais impartis. Le suivi de cette étape permet de s’assurer que les contrôles récurrents ne sont jamais omis.

À cette étape, 1 règle métier est programmée :

1 jours après la date de prochaine revue aller à l'étape "Date de revue dépassée"

Étape "Date de revue dépassée"

Si le contrôle récurrent n'est pas réalisé dans les délais, il passe à l'étape "Date de revue dépassée". Cela signifie qu'une vérification importante n'a pas été faite dans le temps imparti, augmentant les risques de non-conformité ou de problèmes non détectés. Des actions correctives immédiates sont nécessaires pour rattraper ce retard, et des alertes sont souvent envoyées aux responsables concernés. Un effort particulier est requis pour identifier les raisons du retard afin d'éviter que la situation ne se reproduise lors des cycles futurs.

À cette étape, 1 règle métier est programmée :

A l'arrivé de cette étape le mail "Revue dépassée" est envoyé au responsable du contrôle

Étape "Contrôle effectué"

L'étape "Contrôle effectué" marque la réalisation du contrôle, qui a été effectué conformément aux attentes. Les résultats sont documentés et évalués pour s'assurer que les objectifs ont été atteints et que le contrôle a répondu aux exigences. Après avoir clôturé ce cycle de contrôle, un nouveau cycle est automatiquement planifié selon la récurrence définie, garantissant ainsi une surveillance continue. En fonction des résultats, des mesures correctives ou préventives peuvent être recommandées pour le prochain cycle de contrôle.

À cette étape, 2 règles métiers sont programmées :

7 jours avant la date de prochaine revue le mail "Contrôle à faire" est envoyé au responsable du contrôle
7 jours avant la date de prochaine revue le contrôle sera mis en "Revue à prévoir"