Comment gérer l'import / l'export / mise à jour de donnée massive ?

Comment gérer l'import / l'export / mise à jour de donnée massive  ?

Importer vos données depuis Excel

Pour importer vos données depuis Excel, il faut vous rendre dans la catégorie concernée, sélectionner la roue dentée sur le côté gauche.

Cela va ouvrir une petite fenêtre permettant de sélectionner les champs visibles sur le tableau et d'importer les données.

Une fenêtre déroulante va se placer sur la droite de l'application avec les différents paramètres d'importation et d'exportation.

Nous allons nous focaliser sur "1. Téléchargez le modèle d'importation".

Dans le cas de chargement de nouvelles données, nous vous recommandons d'exclure les champs cachés et en lecture seule, puis de cliquer sur "Télécharger le modèle d'importation (xlsx)".

Cela va télécharger un fichier Excel avec l'ensemble des colonnes présentes dans le module choisi (ici Domaine d'application) et une en-tête à chaque colonne qui va servir d'ID.

À noter : le séparateur logique utilisé pour l'Excel est la virgule, ce qui peut entraver les cas où vous avez un titre avec une virgule. Un champ lien faisant appel à ce titre va en considérer deux et ne va pas le trouver.

Il vous faudra alors adapter les données de vos fichiers pour les faire correspondre aux données présentes dans le module choisi.

Vous devrez vérifier que les champs nécessitant des liens vers d'autres modules soient respectés par rapport à leur titre présent dans l'en-tête du formulaire.

Par exemple : dans le cas où vous souhaiteriez importer un plan d'action avec des exigences liées, il vous faudra renseigner le nom de l'exigence avec sa norme associée, présente dans l'entête du formulaire d'exigence.

À noter : pour sélectionner un utilisateur, vous devez renseigner l'adresse mail d'un utilisateur existant et actif sur Stellar.

Une fois vos colonnes remplies de vos données, vous pouvez glisser votre fichier Excel dans l'emplacement prévu "3. Téléversez votre fichier".

Dans le cas où vous mettez à jour vos données, plusieurs choix s'offrent à vous. Vous pouvez importer les données de la même manière que cité plus haut :

Il vous suffira alors de cliquer sur "Analyser les données du fichier", et vous aurez accès à une fenêtre récapitulative des formulaires créés ou mis à jour, avec un rapport. 

Comment faire la mise à jours de vos données en masse

Si vous voulez mettre à jour les formulaires, deux solutions sont possibles : vous pouvez sélectionner "Modifier le formulaire". Cela peut se faire dans certains cas simples.

Cependant, dans des processus un peu plus lourds et complexes, il est possible que cette méthode ne soit pas fonctionnelle. Dans ce cas, il vous faut télécharger le modèle d'importation avec "Inclure les données existantes dans le modèle d'importation".

Cela va télécharger les données existantes sur le tableau dans un fichier Excel, qui sert à la réimportation en modifiant les données.

Vous pouvez constater qu'une nouvelle colonne a été ajoutée. Cette colonne "Référence" sert d'ID à la ligne et permet d'identifier la ligne par rapport à l'existant, ce qui vous permet de modifier la ligne à votre guise, en étant certain que ce sera la seule à être modifiée.

Exporter vos données vers Excel

Pour exporter vos données vers Excel, vous avez deux options en fonction de vos besoins. Si vous souhaitez simplement l'exporter en format Excel, vous pouvez le faire à partir de l'interface du module (ici Domaine d'application).

L'avantage de cette méthode est qu'il est possible, au préalable, de choisir les colonnes qui seront présentes dans l'Excel en passant par la roue dentée.

Par exemple, ici vous n'aurez que la colonne "Nom" et "Valideur(s)" dans l'Excel.

La seconde méthode est utilisée lors de la réimportation dans Stellar. Dans ce cas, il faut passer par la roue dentée, télécharger le modèle d'importation avec "inclure les données existantes dans le modèle d'importation". Cela vous permet de télécharger l'Excel avec les champs que vous avez ciblés.