Comment créer un constat ou une non-conformité ?

Modifié le Mar, 23 Juill., 2024 à 3:26 H

Comment créer un constat ou une non conformité ?

Pour créer un constat ou une non-conformité, vous devez sélectionner la catégorie "Amélioration continue" et accéder à la section "Constats et Non-conformités".

Ensuite, cliquez sur le bouton bleu "+ Créer une nouvelle entrée".

Une fenêtre avec un formulaire devrait apparaître sur la droite, avec certaines informations à remplir.

Une fois tous les champs nécessaires à la création du constat remplis, vous pouvez finaliser la création du formulaire en cliquant sur le bouton bleu "Créer" situé en bas à droite de l'écran.

Description des champs

1. Titre

Le titre est le premier champ, il est obligatoire et sera affiché dans l'en-tête du formulaire lors de la modification. Il doit être clair, concis et informatif, permettant de comprendre immédiatement l'objet du constat.

2. Description

La description est un champ texte obligatoire. Elle doit permettre à toutes les parties prenantes de comprendre exactement ce qui a été observé et aider à maintenir un historique complet et organisé des observations et des actions entreprises.

3. Responsable(s) de la non-conformité

Le responsable de la non-conformité est la personne chargée de prendre en compte la non-conformité identifiée et de prévoir un plan d'action pour la corriger ou améliorer la situation. Ce champ permet de sélectionner un utilisateur existant et actif sur Stellar.

4. Date cible

La date cible est une date spécifiée à laquelle une action corrective ou une amélioration doit être complétée. Ce champ permet de sélectionner une date à partir d'un calendrier.

5. Référence/ID

La référence ou ID est un identifiant unique attribué à chaque constat, non-conformité ou observation. Cet identifiant permet d'identifier de manière distincte chaque constat. Lorsque vous visez plusieurs certifications, il est possible que plusieurs constats portent des noms similaires. L'ID assure ainsi une séparation adéquate de ces constats, évitant toute confusion et garantissant une gestion précise et organisée des non-conformités.

6. Type de constats

Le type de constats correspond au module "Type de constats", sur lequel les constats peuvent être triés. Initialement, ils correspondent à Non-conformité mineure, Non-conformité majeure, Opportunité d’amélioration, Point fort et Point sensible. Ils peuvent être modifiés en fonction de vos besoins.

7. Audit Associé

L'audit associé correspond à un lien vers le module "Programme d'audits" sur lequel les constats peuvent être filtrés. Ce lien sert à associer un constat ou une non-conformité à un audit réalisé.

8. Exigence(s) liée(s)

Exigence(s) liée(s) correspond au module "Exigence" sur lequel les constats peuvent être filtrés.

Bon à savoir : depuis la version 1.5.0 de Stellar, si vous avez plusieurs exigences du même nom, le nom de la norme est également inclus dans la sélection de l'exigence.

9. Analyse des causes profondes

L'analyse des causes profondes est un champ texte qui décrit une analyse permettant d'identifier les racines du problème plutôt que de se limiter aux symptômes visibles.

Cela favorise une approche proactive en matière de résolution de problèmes, car comprendre les causes profondes permet de prendre des mesures efficaces pour éviter la récurrence d'incidents similaires.

10. Plan(s) d'actions correctives et préventives

Le/les plan(s) d'actions correctives et préventives correspond(ent) à un lien vers le module "Plan d'action" sur lequel les constats peuvent être filtrés. Ces plans d’actions définissent les mesures spécifiques à prendre pour corriger les problèmes identifiés et prévenir leur récurrence.